Eigentlich passen wir ja alle auf unsere wichtigen Unterlagen auf. Trotzdem kann es vorkommen, dass mal etwas verloren geht, beispielsweise ein Zeugnis oder ein Halbjahreszeugnis. In diesem Fall kann dir die Schule weiterhelfen, die das Zeugnis ausgestellt hat.

Gibt es irgendwo eine Kopie deines Zeugnisses?

Dein Zeugnis ist ein Original-Dokument. Normalerweise liegt es nur einmal vor, sodass auch niemand ein zweites Exemplar hat, wenn du dein Zeugnis verlierst. Damit du wieder ein Zeugnis hast, muss also ein neues erstellt werden. Bei Abschlusszeugnissen kann dir das Schulamt deiner Stadt sehr wahrscheinlich weiterhelfen. Die Aufbewahrungsfrist für solche Zeugnisse beträgt 50 Jahre, und häufig ist die Ausstellung sogar kostenlos.
Anders sieht es aus, wenn du ein Zwischenzeugnis verloren hast. Dafür ist die Schule der beste Ansprechpartner und die Aufbewahrungsfrist beträgt nur zehn Jahre. Dort können grundsätzlich Kosten dafür entstehen, wenn du ein verlorenes Zeugnis ersetzen lassen möchtest. Denn für die Schule bedeutet das zusätzlichen Verwaltungsaufwand, den sie für dich ja bereits einmal erbracht hat. Die Kosten belaufen sich normalerweise auf 50 bis 175 Euro (Quelle: https://www.service-bw.de/leistung/-/sbw/Schulzeugnis++Ersatz+bei+Verlust+beantragen-569-leistung-0), können jedoch von Schule zu Schule variieren. Frage also auf jeden Fall nach den Kosten, bevor du ein neues Zeugnis ausstellen lässt.

Wie du vorgehst, wenn du ein Zeugnis verloren hast

Die Schule kann helfen

Gehst du dort noch zur Schule, ist das Ganze relativ einfach, denn sehr wahrscheinlich kennt man dich im Sekretariat und du kannst eine Zweitschrift erbitten. Hast du die Schule bereits verlassen, ist auch das Sekretariat deine erste Anlaufstelle. Allerdings musst du nun am besten einen Ausweis mitbringen, weil die Schule verpflichtet ist, deine Identität zu überprüfen. Sonst könnte sich jeder ein Zeugnis von dir ausstellen lassen, was du natürlich auch nicht möchtest. Möglicherweise verlangt die Schule noch weitere Unterlagen. Am besten rufst du vorher an, dann kannst du dir vielleicht einen Weg sparen. Schulen bewahren die Unterlagen ihrer Schülerinnen und Schüler lange auf, meist bis zu 30 Jahren. Es lohnt sich also selbst dann, anzufragen, wenn die Ausstellung des Original-Zeugnisses schon sehr lange zurückliegt. Eigentlich braucht man so alte Zeugnisse aber gar nicht, selbst, wenn man sich auf eine Stelle bewirbt. Grundsätzlich gilt: Je länger der Ausstellungszeitpunkt zurückliegt, desto teurer wird die Wiederbeschaffung. Gerade bei sehr alten Zeugnissen liegen die Informationen möglicherweise nur in Papierform in Archiven vor, die erst einmal durchsucht werden müssen.

Halbjahreszeugnis verloren? Auch hier lohnt es sich zu fragen!

Die Daten fürs Halbjahreszeugnis werden von den Schulen normalerweise genau so gespeichert wie die für die Ganzjahreszeugnis. Wenn du dein Halbjahreszeugnis verloren hast, kannst du also genau so in der Schule nachfragen und um Erstellung eines neuen bitten. Dies ist vor allem wichtig, wenn dies dein letztes Zeugnis ist und du dich damit bewerben möchtest. Auch für Halbjahreszeugnisse gilt, dass die Informationen umso schwieriger zu beschaffen sind, je länger die Ausstellung zurückliegt.
Bevor du also in der Schule beantragst, dass dein verlorenes Zeugnis neu ausgestellt wird, prüfe genau nach, ob du dieses Zeugnis wirklich brauchst oder ob du nicht auch ein anderes nutzen kannst. Dann kannst du abwägen, ob die Kosten, die hierfür anfallen, wirklich lohnenswert sind.

Hast du schon mal ein Zeugnis verloren? Kannst du Tipps dazu geben?

6 Idee über “Zeugnis verloren – was tun?

  1. Ingrid Sanchez Fernandez sagt:

    Suche das Abschlusszeugnis meiner Schwester .Die Schule gibt es nicht mehr und die Stadtverwaltung findet es auch nicht .Was nun ?

    • Yvonne Kraus sagt:

      Du kannst dich an das Schulamt oder die Schulaufsicht wenden. Wenn die nicht weiterhelfen können, kannst du dich in letzter Instanz ans Schulministerium wenden. Abschlusszeugnisse müssen von Schul- bzw. Verwaltungsseite 30 Jahre lang aufgehoben werden.

  2. Pawils sagt:

    Das Versetzungszeugnis meiner Tochter nach der Einführungsphase zur Oberstufe ist verlorengegangen. Meine Tochter besucht noch immer die selbe IGS in Niedersachsen. Die Schule behauptet nun
    1. eine Zweitausfertigung nicht erstellen zu können und
    2. ohne das Original-Zeugnis keine Zulassung zum Abitur erfolgen wird.
    Wo ist geregelt, ob ein Ersatzzeugnis ausgestellt werden kann?
    Hat die Schule keine Aufbewahrungspflicht auch für Nicht-Abschlusszeugnisse?
    Wo ist geregelt, dass das Jahrszeugnis nach der Einführungsphase Zulassungsvoraussetzung fürs Abi ist?
    Danke für die Antwort.

    • Yvonne Kraus sagt:

      Hallo,

      laut diesem Schulverwaltungsblatt des Kultusministeriums Niedersachsen ist die Schule verpflichtet, auch Zwischenzeugnisse aufzuheben, solange die Schüler*innen noch die Schule besuchen: https://www.mk.niedersachsen.de/download/64762/Schulverwaltungsblatt_03_2012_-_Amtlicher_Teil.pdf (S. 163, Punkt 3.1.8).

      Die Regelungen sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich und ich bin auch keine Juristin, sodass ich hier keine rechtliche Beratung vornehmen kann. Aus meiner Erfahrung in NRW heraus halte ich dieses Vorgehen für ungewöhnlich, zumal die Schule die Noten ja vorliegen haben muss und damit den Nachweis, dass die Versetzung geschafft wurde.

      Eventuell hilft eine Anfrage beim Schulamt der Stadt, um hier Klarheit zu schaffen.

      Viel Erfolg dabei und viele Grüße
      Yvonne Kraus

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